{"id":496,"date":"2011-02-07T14:03:17","date_gmt":"2011-02-07T17:03:17","guid":{"rendered":"http:\/\/actiongroup.com.ar\/?p=496"},"modified":"2016-09-28T14:54:33","modified_gmt":"2016-09-28T17:54:33","slug":"preparando-reuniones-efectivas","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/actiongroup.com.ar\/es\/preparando-reuniones-efectivas\/","title":{"rendered":"Preparando Reuniones Efectivas"},"content":{"rendered":"

Le encargan que concierte y prepare una reuni\u00f3n o una conferencia.<\/p>\n

1. Clarifique el objetivo del trabajo.\"\"<\/strong><\/h3>\n

El objetivo de esa tarea puede consistir en que a la reuni\u00f3n sean invitados los participantes adecuados, a una hora determinada y que se haya reservado una sala de conferencias apropiada, con el equipamiento necesario y tambi\u00e9n la comida y bebida que se desee ofrecer.<\/p>\n

El objetivo podr\u00eda ser tambi\u00e9n que los participantes hayan sido con\u00advenientemente informados por carta y que, antes de finalizar la reuni\u00f3n, se haya tomado una decisi\u00f3n acertada, basada en el necesario co\u00adnocimiento de fondo, con la participaci\u00f3n activa de todo el grupo y con un \u00f3ptimo aprovechamiento del tiempo.<\/p>\n

Supongamos que es usted el responsable de conseguir ambos objetivos.<\/p>\n

2. Determine las actividades necesarias.<\/strong><\/h3>\n

La tarea puede consistir, por ejemplo, en las siguientes actividades:<\/p>\n

    \n
  • Determinar la fecha y el lugar en que ha de celebrarse la reuni\u00f3n.<\/li>\n
  • Resecar una sala de conferencias que disponga del equipamiento necesario.<\/li>\n
  • Encargar comida y bebida si resulta necesario.<\/li>\n
  • Preparar la invitaci\u00f3n a la reuni\u00f3n y mandarla a los participantes junto a cualquier otra informaci\u00f3n de inter\u00e9s.<\/li>\n
  • Estimular a los participantes para que se preparen cuidadosamente, a fin de poder desempe\u00f1ar un papel activo en la reuni\u00f3n.<\/li>\n<\/ul>\n

    3. Antic\u00edpese a errores y obst\u00e1culos.<\/strong><\/p>\n

    Los siguientes aspectos podr\u00edan salir mal:<\/p>\n

      \n
    • Algunas de las personas del grupo no pueden estar presentes a la hora acordada.<\/li>\n
    • La sala se ha reservado para una hora incorrecta.<\/li>\n
    • La sala no est\u00e1 en condiciones al comenzar la reuni\u00f3n, o bien no es la sala que deb\u00eda ser.<\/li>\n
    • La comida no llega a tiempo.<\/li>\n
    • La invitaci\u00f3n a la reuni\u00f3n contiene errores.<\/li>\n
    • La invitaci\u00f3n a la reuni\u00f3n y\/o el resto de la informaci\u00f3n no ha llegado a todos los participantes.<\/li>\n
    • Los participantes sufren interrupciones durante la reuni\u00f3n.<\/li>\n
    • La reuni\u00f3n se ve perjudicada a causa de ruido en el exterior, calor\/fr\u00edo, corriente de aire, excesiva luz de sol, etc.<\/li>\n
    • Los participantes no han le\u00eddo el material que les ha sido entregado antes de entrar en la reuni\u00f3n.<\/li>\n
    • Personas importantes en la toma de decisiones no han sido invitadas o no han aparecido.<\/li>\n
    • Hay demasiados puntos en la agenda.<\/li>\n
    • Se ha destinado a la reuni\u00f3n un tiempo insuficiente.<\/li>\n
    • El conflicto de intereses entre los participantes dificulta la discusi\u00f3n imparcial.<\/li>\n<\/ul>\n

      4. Realice el trabajo y antic\u00edpese a los errores.<\/strong><\/p>\n

      Esto es lo que puede hacer para asegurar el alcanzar su objetivo:<\/p>\n

        \n
      • Clarifique al m\u00e1ximo el objetivo de la reuni\u00f3n: \u00bfDe qu\u00e9 hay que formar? \u00bfQu\u00e9 decisiones hay que tomar? \u00bfQu\u00e9 se pretende conseguir?<\/li>\n
      • Aseg\u00farese de que las personas importantes, esto es, las que deben informadas, las que deben ser consultadas y las que pueden tomar decisiones, asistan a la reuni\u00f3n.<\/li>\n
      • Prepare un programa para la reuni\u00f3n en el que todos est\u00e9n de acuerdo. En la medida de lo posible, planifique la reuni\u00f3n de forma que el tiempo se emplee de forma efectiva. Progr\u00e1mela de tal manera que pueda aprovecharse el resto del d\u00eda. Si es posible, arr\u00e9glelo para que la reuni\u00f3n finalice con toda \u00abnaturalidad\u00bb: a la hora del almuerzo, al final de la jornada, al final de la semana, etc. Planifique refrigerios, comidas y bebidas.<\/li>\n
      • Reserve una sala de conferencias que cuente con el equipo necesario. Si la reuni\u00f3n ha de celebrarse fuera de la empresa, aseg\u00farese de que la sala tiene todas las facilidades, est\u00e1 situada en un lugar apropiado y tiene un precio razonable. Si es necesario, pida tarifas en varios sitios. Si no conoce el lugar, usted o alg\u00fan otro miembro de su organizaci\u00f3n deber\u00edan visitarlo previamente y valorar las condiciones de la sala y su equipo. No olvide revisar las luces, ac\u00fastica, ventilaci\u00f3n\/aire acondicionado, servicio de mesa, material, etc. (\u00bfFunciona el proyector? \u00bfHay focos o bombillas de repuesto? \u00bfHay papel en el flipchart? \u00bfHay marcadores de repuesto?…)<\/li>\n
      • Organice y encargue las comidas: Qu\u00e9 se servir\u00e1, d\u00f3nde, cu\u00e1ndo y a qu\u00e9 precio. Averig\u00fce tambi\u00e9n si alguno de los participantes debe seguir alguna dieta especial.<\/li>\n
      • Aseg\u00farese de recibir una confirmaci\u00f3n escrita de lo acordado para la reuni\u00f3n. Compruebe qu\u00e9 horarios, lugar, material, comidas, precios, etc. son los previamente acordados.<\/li>\n
      • Prepare una agenda de la reuni\u00f3n que contenga una lista completa y clara de todos los puntos a discutir. Adjunte en la agenda todos los anexos importantes y la informaci\u00f3n adicional. Sea realista: no incluya m\u00e1s temas de los que realmente se pueden discutir durante el tiempo previsto para la reuni\u00f3n. Aseg\u00farese de que los temas m\u00e1s importantes son tratados en primer lugar.<\/li>\n
      • Con suficiente antelaci\u00f3n a la reuni\u00f3n env\u00ede la invitaci\u00f3n que incluya toda la informaci\u00f3n relevante: objetivo, horario, pausas programadas, lugar, transporte, plazo de inscripci\u00f3n, etc. Adjunte tambi\u00e9n la agenda y la lista de participantes. Compruebe que todos los nombres y cargos son correctos. Ofrezca informaci\u00f3n sobre lo que se espera de los asistentes, incluyendo la preparaci\u00f3n de la reuni\u00f3n.<\/li>\n
      • Si es pertinente, prepare r\u00f3tulos con los nombres de los participantes. Compruebe que est\u00e9n bien escritos.<\/li>\n
      • Acuerde de antemano qui\u00e9n presidir\u00e1 la reuni\u00f3n y qui\u00e9n ser\u00e1 su \u00abcontrolador\u00bb. El presidente de la reuni\u00f3n no tiene por qu\u00e9 ser el primer ejecutivo de la empresa. El presidente se encargar\u00e1 de que:\n
          \n
        • la reuni\u00f3n empiece y termine seg\u00fan el horario previsto;<\/li>\n
        • el tiempo se emplee en tratar los temas que figuran en la agenda, siguiendo el orden acordado;<\/li>\n
        • las discusiones no se vayan \u00abpor las ramas\u00bb;<\/li>\n
        • todos los asistentes participen de forma activa, y<\/li>\n
        • los distintos temas sean Halados de forma escueta y que las conclusiones y decisiones que puedan tomarse sean perfectamente claras para todos los participantes.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n
        • Antic\u00edpese a las interrupciones. Informe a las personas que le rodean de qui\u00e9n est\u00e1 previsto que asista a la reuni\u00f3n, su duraci\u00f3n y las pausas programadas. Procure que los participantes reciban cualquier mensaje al iniciar cada una de las pausas.<\/li>\n
        • En la medida de lo posible, fije un plazo de discusi\u00f3n para cada uno de los temas y aj\u00fastese a \u00e9l.<\/li>\n
        • Si puede ser, procure que se tome una decisi\u00f3n en cada tema acerca de lo que hay que hacer, qui\u00e9n va a encargarse de hacerlo y cu\u00e1ndo. Huya de las decisiones poco claras y de la indecisi\u00f3n. Resuma las conclusiones y decisiones antes de finalizar la reuni\u00f3n. Prepare los minutos finales de la reuni\u00f3n, dedic\u00e1ndolos a las conclusiones a las que se ha llegado.<\/li>\n
        • Establezca un proceso de seguimiento para garantizar que todas las decisiones se llevar\u00e1n a la pr\u00e1ctica.<\/li>\n
        • Efect\u00fae una valoraci\u00f3n despu\u00e9s de la reuni\u00f3n:<\/li>\n
            \n
          • \u00bfHa funcionado todo de forma satisfactoria?<\/li>\n
          • \u00bfPuede hacer algo para que la pr\u00f3xima reuni\u00f3n funcione incluso mejor que \u00e9sta?<\/li>\n<\/ul>\n<\/ul>\n
            Adaptado de \u00a0Claus M\u00f6ller<\/div>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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