Color Living es uno de los fabricantes de juegos de living más importantes del país. Con alrededor de 200 empleados y una presencia creciente en el mercado nos solicitó asistencia para mejorar la efectividad de las operaciones, capitalizar la sinergia grupal y mejorar la productividad y la calidad. Todo esto enmarcado en una necesidad de mejorar sistemáticamente los costos para prevenirse de importaciones que pudieran competir con sus productos.
Nuestra respuesta fue clara. Si quieren iniciar un proceso de mejora que impacte fuertemente en los resultados, logrando a su vez amplia participación y compromiso de la gente, lo que necesitan es desarrollar las 5 “S” como sistema de gestión.
Nos costó al inicio mostrar que las 5 “S” no son un programa de Orden y Limpieza. La mayoría de las practicas adolecen de cierta superficialidad, olvidando que el orden y la limpieza son instrumentales. Son el medio para desarrollar las habilidades necesarias, promover un espíritu participativo y crear un movimiento de mejora que no tiene fin.
Con esos conceptos claros Color Living se ha embarcado en este proceso de implementación de las 5 “S” que alcanzará todas las áreas de la organización, tanto productivas como administrativas ya que como hemos afirmado en otro artículo, las 5 “S” representan una lógica de gestión, una forma de organizar las actividades cotidianas y una manera de interactuar entre las personas y las áreas. Por lo tanto no es algo exclusivo de las áreas productivas y por el contrario pueden y deben ser desarrolladas en toda la organización. Así, estaremos encaminándonos hacia un verdadero cambio cultural que es al fin y al cabo uno de los objetivos de las 5 “S”.
Si resumimos los pasos principales que fuimos dando estos fueron:
1. En primer lugar brindar una capacitación inicial para clarificar conceptos básicos e identificar quiénes conformarían el Consejo de las 5 “S” responsable de liderar el proceso.
2. Se seleccionó el área piloto y se trabajó en los objetivos que se pretenden lograr con la implementación del sistema. Estos son objetivos guía que impulsarán la marcha de todo el proceso.
3. Se trabajo en la creación de etiquetas rojas y en el marketing interno necesario para sumar gente al nuevo proyecto.
4. Realizamos una experiencia inicial en el Área Piloto para probar los conocimientos teóricos en la práctica y evacuar las dudas que surgieran de un caso real concreto.
5. Finalmente hicimos el lanzamiento oficial en el Área Piloto, con gran participación y entusiasmo por parte de los operarios.
El proceso recién esta consolidándose pero ya podemos visualizar los primeros resultados que son muy auspiciosos:
- Amplia involucración de las personas
- Clara mejora del ambiente físico y psíquico de trabajo
- Creciente Organización del espacio (lay-out)
- Minimización del esfuerzo
- Disminución de movimientos que no agregan valor
- Transmisión horizontal de experiencias
- Aprendizaje grupal
- Participación en la toma de decisiones
- Creciente conciencia por la calidad y los costos.
Como afirma Lucas Liendo, responsable de Recursos Humanos:
“La ventaja mas importante de la implementación de 5 “S” en Color Living, independientemente de las características del programa, es la implementación de un método. La ausencia de este tipo de programas durante tantos años hace que hoy nos cueste tanto su implementación. De todas formas, poco a poco, va cambiando nuestra forma de pensar y los resultados empiezan a aparecer. El programa 5 “S” les ha dado a todos los integrantes de la organización, desde las gerencias hasta los niveles operativos, una segunda oportunidad de crecer y progresar sin tener que cambiarse de compañía.”
Tal vez uno de los resultados más significativos que proporcionan las 5 “S” es que cuando un grupo comienza con su implementación de forma seria y consistente el resto se contagia de manera inmediata. Hoy, nos encontramos en una etapa de consolidación de los aprendizajes y de planificación de los próximos pasos. Como suele suceder, el comité de implementación está siendo sobredemandado por parte de los operarios debido al entusiasmo de éstos para con el programa. Es por ello que lo que se necesita es repensar continuamente el plan de acción para poder conjugar la necesidad de avanzar a la velocidad correcta y en la dirección adecuada con los resultados operacionales requeridos.
Para asegurar los resultados buscados trabajaremos en los siguientes puntos críticos:
- Plan de Acción de cada una de las áreas.
- Capacitación y entrenamiento “on the job” de los operarios y supervisores
- Sistematización de las reuniones de área para analizar los avances
- Seguimiento de los indicadores claves de gestión
- Aplicación de herramientas de análisis de problemas y búsqueda de soluciones.
- Involucración de las áreas no productivas como soporte esencial para el avance del programa (mejora de las compras, apoyo de rrhh, involucración de la administración para el análisis de costos y amplio diálogo con comercial para incrementar continuamente la satisfacción de los clientes externos)
El desafío es aun enorme ya que los objetivos que se buscan alcanzar son ambiciosos. Lo importante es la clara conciencia de que este es el mejor camino.
Las 5 “S” son el fundamento de toda mejora organizacional y una de las claves del éxito global del Japón. Su aplicación simple y de sentido común redunda en beneficios concretos para todos los interesados en el éxito empresarial: accionistas, empleados, proveedores, clientes y comunidad.
