Habitualmente nos encontramos con un sinfín de actividades por hacer y resulta difícil decidir por cuál empezar.
Existen limitaciones de tiempo y/o recursos disponibles a la hora de resolver con qué empezar.
Algo está claro: la mejor manera de no hacer nada es querer hacer todo de una vez. Es más efectivo avanzar de a uno. Concretar paso a paso cada una de las tareas.
Pero de nuevo, ¿con cuál empezar?
Para tomar decisiones correctas, debemos basarnos en datos.
Sin embargo, ¿Cómo hacer cuando no existen números o parámetros objetivos para medir una situación? O ¿qué hacer cuando tenemos que decidir entre opciones completamente diferentes entre sí?.
Es necesario poder priorizar los problemas (oportunidades!) y resolverlos siguiendo un orden. Uno a uno. ¡Nuestra energía debe estar puesta en avanzar y no paralizarnos pensando qué hacer de todo lo que tenemos pendiente!
Gravedad, Urgencia y Tendencia.
Para eso sirve el método GUT. Consiste en clasificar cada tarea a resolver en 3 categorías. Gravedad, Urgencia y Tendencia. Por eso se lo llama GUT.
GRAVEDAD: Incidencia o Daño que causa el problema. Nivel de Importancia.
- Grado en que el problema puede perjudicarnos.
- ¿Cuánto está obstaculizando el problema el logro de la condición ideal? (siempre se analiza el “gap” o brecha, es decir, se compara la situación actual con la condición ideal o requerida).
URGENCIA: Presión sobre la resolución / tiempo disponible para actuar. Nivel de Urgencia.
- Tiempo en que puede convivirse con la situación antes de que comiencen los problemas.
- Si no abordamos el problema ahora, ¿Qué tan grande será el efecto del problema en los resultados?.
TENDENCIA: Cómo evoluciona la situación si no intervenimos. Potencial de Expansión.
- Lo qué pasaría con la situación si no hiciéramos nada para resolverla.
- ¿El problema se está haciendo más grande mientras más lo ignoramos?
Planilla de Trabajo
Para cada actividad / situación / problema a resolver / ítem a priorizar, deberemos preguntarnos:
¿Cuán Grave es?
¿Cuán Urgente es?
¿Cómo será la Tendencia?
Y en función de la respuesta, se debe asignar uno de los valores que se muestran en la matriz predefinida para cada uno de los tres parámetros:
Existen diferentes puntajes posibles para los tres parámetros, en función de la situación particular que se esté analizando.
Siguiendo la definición de cada uno de los tres términos, elegir un valor numérico representativo.
Es muy importante prestar atención a las definiciones de “gravedad” y “urgencia”, ya que son palabras comunes utilizadas en lenguaje cotidiano, y cuya noción habitual no siempre coincide con el concepto dado en esta metodología.
Cuando se termine de valorizar, y luego de obtener el numero de GUT para cada actividad, las ordenaremos de mayor a menor, representando el número mayor, la tarea con la que deberemos comenzar.
En el caso del ejemplo que vemos a continuación, comenzaremos por la Tarea N° 2, seguiremos por la N° 1 y finalmente haremos la N° 3.
GUT es un método sencillo para priorizar entre diferentes alternativas, utilizado tanto en el mundo TPM como en Toyota.
Espero lo uses la próxima vez que debas decidir entre varios problemas (oportunidades) por resolver.
