Le encargan que concierte y prepare una reunión o una conferencia.
1. Clarifique el objetivo del trabajo.
El objetivo de esa tarea puede consistir en que a la reunión sean invitados los participantes adecuados, a una hora determinada y que se haya reservado una sala de conferencias apropiada, con el equipamiento necesario y también la comida y bebida que se desee ofrecer.
El objetivo podría ser también que los participantes hayan sido convenientemente informados por carta y que, antes de finalizar la reunión, se haya tomado una decisión acertada, basada en el necesario conocimiento de fondo, con la participación activa de todo el grupo y con un óptimo aprovechamiento del tiempo.
Supongamos que es usted el responsable de conseguir ambos objetivos.
2. Determine las actividades necesarias.
La tarea puede consistir, por ejemplo, en las siguientes actividades:
- Determinar la fecha y el lugar en que ha de celebrarse la reunión.
- Resecar una sala de conferencias que disponga del equipamiento necesario.
- Encargar comida y bebida si resulta necesario.
- Preparar la invitación a la reunión y mandarla a los participantes junto a cualquier otra información de interés.
- Estimular a los participantes para que se preparen cuidadosamente, a fin de poder desempeñar un papel activo en la reunión.
3. Anticípese a errores y obstáculos.
Los siguientes aspectos podrían salir mal:
- Algunas de las personas del grupo no pueden estar presentes a la hora acordada.
- La sala se ha reservado para una hora incorrecta.
- La sala no está en condiciones al comenzar la reunión, o bien no es la sala que debía ser.
- La comida no llega a tiempo.
- La invitación a la reunión contiene errores.
- La invitación a la reunión y/o el resto de la información no ha llegado a todos los participantes.
- Los participantes sufren interrupciones durante la reunión.
- La reunión se ve perjudicada a causa de ruido en el exterior, calor/frío, corriente de aire, excesiva luz de sol, etc.
- Los participantes no han leído el material que les ha sido entregado antes de entrar en la reunión.
- Personas importantes en la toma de decisiones no han sido invitadas o no han aparecido.
- Hay demasiados puntos en la agenda.
- Se ha destinado a la reunión un tiempo insuficiente.
- El conflicto de intereses entre los participantes dificulta la discusión imparcial.
4. Realice el trabajo y anticípese a los errores.
Esto es lo que puede hacer para asegurar el alcanzar su objetivo:
- Clarifique al máximo el objetivo de la reunión: ¿De qué hay que formar? ¿Qué decisiones hay que tomar? ¿Qué se pretende conseguir?
- Asegúrese de que las personas importantes, esto es, las que deben informadas, las que deben ser consultadas y las que pueden tomar decisiones, asistan a la reunión.
- Prepare un programa para la reunión en el que todos estén de acuerdo. En la medida de lo posible, planifique la reunión de forma que el tiempo se emplee de forma efectiva. Prográmela de tal manera que pueda aprovecharse el resto del día. Si es posible, arréglelo para que la reunión finalice con toda «naturalidad»: a la hora del almuerzo, al final de la jornada, al final de la semana, etc. Planifique refrigerios, comidas y bebidas.
- Reserve una sala de conferencias que cuente con el equipo necesario. Si la reunión ha de celebrarse fuera de la empresa, asegúrese de que la sala tiene todas las facilidades, está situada en un lugar apropiado y tiene un precio razonable. Si es necesario, pida tarifas en varios sitios. Si no conoce el lugar, usted o algún otro miembro de su organización deberían visitarlo previamente y valorar las condiciones de la sala y su equipo. No olvide revisar las luces, acústica, ventilación/aire acondicionado, servicio de mesa, material, etc. (¿Funciona el proyector? ¿Hay focos o bombillas de repuesto? ¿Hay papel en el flipchart? ¿Hay marcadores de repuesto?…)
- Organice y encargue las comidas: Qué se servirá, dónde, cuándo y a qué precio. Averigüe también si alguno de los participantes debe seguir alguna dieta especial.
- Asegúrese de recibir una confirmación escrita de lo acordado para la reunión. Compruebe qué horarios, lugar, material, comidas, precios, etc. son los previamente acordados.
- Prepare una agenda de la reunión que contenga una lista completa y clara de todos los puntos a discutir. Adjunte en la agenda todos los anexos importantes y la información adicional. Sea realista: no incluya más temas de los que realmente se pueden discutir durante el tiempo previsto para la reunión. Asegúrese de que los temas más importantes son tratados en primer lugar.
- Con suficiente antelación a la reunión envíe la invitación que incluya toda la información relevante: objetivo, horario, pausas programadas, lugar, transporte, plazo de inscripción, etc. Adjunte también la agenda y la lista de participantes. Compruebe que todos los nombres y cargos son correctos. Ofrezca información sobre lo que se espera de los asistentes, incluyendo la preparación de la reunión.
- Si es pertinente, prepare rótulos con los nombres de los participantes. Compruebe que estén bien escritos.
- Acuerde de antemano quién presidirá la reunión y quién será su «controlador». El presidente de la reunión no tiene por qué ser el primer ejecutivo de la empresa. El presidente se encargará de que:
- la reunión empiece y termine según el horario previsto;
- el tiempo se emplee en tratar los temas que figuran en la agenda, siguiendo el orden acordado;
- las discusiones no se vayan «por las ramas»;
- todos los asistentes participen de forma activa, y
- los distintos temas sean Halados de forma escueta y que las conclusiones y decisiones que puedan tomarse sean perfectamente claras para todos los participantes.
- Anticípese a las interrupciones. Informe a las personas que le rodean de quién está previsto que asista a la reunión, su duración y las pausas programadas. Procure que los participantes reciban cualquier mensaje al iniciar cada una de las pausas.
- En la medida de lo posible, fije un plazo de discusión para cada uno de los temas y ajústese a él.
- Si puede ser, procure que se tome una decisión en cada tema acerca de lo que hay que hacer, quién va a encargarse de hacerlo y cuándo. Huya de las decisiones poco claras y de la indecisión. Resuma las conclusiones y decisiones antes de finalizar la reunión. Prepare los minutos finales de la reunión, dedicándolos a las conclusiones a las que se ha llegado.
- Establezca un proceso de seguimiento para garantizar que todas las decisiones se llevarán a la práctica.
- Efectúe una valoración después de la reunión:
- ¿Ha funcionado todo de forma satisfactoria?
- ¿Puede hacer algo para que la próxima reunión funcione incluso mejor que ésta?
Adaptado de Claus Möller
