Como cualquier otro plan, los planes de personal se desarrollan sobre la base de principios y suposiciones básicas sobre el futuro, justamente el propósito de la planificación es desarrollar estos principios.
Si bien hay varios factores que influyen en la planificación de las necesidades de recursos humanos, el más significativo es el plan estratégico de la empresa, ya que a través de él se fijan los objetivos a corto y largo plazo los cuales determinarán el número de empleados y las características que los mismos deberán tener.
Pero a su vez, el planeamiento de recursos humanos es fundamentalmente importante porque uno de los principales desafíos para desarrollar las estrategias de la empresa se relacionan con los aspectos de recursos humanos, y de manera más precisa con la estabilización de la fuerza de trabajo para facilitar la implementación de las estrategias. Así la planificación de recursos humanos, intenta:
- Prever la demanda de mano de obra, o cuántos trabajadores necesitará la empresa en el futuro.
- Prever la oferta de mano de obra, o la disponibilidad de trabajadores con las capacidades requeridas para satisfacer la demanda de mano de obra de la empresa.
- Efectuar proyecciones y planificaciones en forma continua ya que los cambios en el ambiente de recursos humanos son continuos.
- Realizar una planificación de recursos humanos sistemática en el sentido de que sea organizada y conducida con base en una realidad entendida.
Ahora, ¿de qué manera las organizaciones planean cubrir las vacantes que inevitablemente surgen en la empresa?
Algunas organizaciones esperan a que surja alguna vacante y luego tratan de cubrirla. La mayoría de las empresas utilizan esta forma y tal vez, en organizaciones pequeñas la misma puede ser suficiente, sin embargo los resultados mejoran significativamente si este proceso se planifica con anticipación.
Los dos aspectos básicos a tener en cuenta para la planificación son:
- La oferta interna de personal
- La oferta externa de personal
La planificación de la demanda de recursos humanos, ya sean internos o externos, deberá contemplar una correlación con los planes estratégicos dado que es importante tener en cuenta si la empresa desarrollará nuevas unidades de negocios o si planea reducir el nivel de actividad. Las implicaciones de dichas acciones repercutirán de una u otra forma en el departamento de personal, sobre todo en relación al reclutamiento y a la capacitación.
En una empresa, la planificación también implica tener en cuenta los planes con respecto a las ventas que se esperan tener, ya que la demanda de los productos o servicios determinarán el número y las calificaciones del personal que la empresa necesitará. Estos pronósticos nos permiten hacer cálculos y proyecciones a largo y corto plazo en relación a las necesidades futuras de recursos humanos.
Los beneficios que la empresa obtiene planificando las necesidades de recursos humanos son:
- Determinar en forma sistemática la provisión y demanda de la fuerza de trabajo necesaria para el funcionamiento de la organización
- Mejorar la utilización de los recursos humanos con los que cuenta la empresa aportando el personal mejor calificado para la tarea específica
- Lograr una sinergia entre los objetivos de la empresa y los del departamento de personal
- Conocer si la empresa cuenta con la cantidad y el tipo de personal necesario
- Afrontar con mayor rapidez las necesidades de personal cuando las condiciones externas cambian
- Brindar información acerca del mercado en relación al mano de obra y las remuneraciones, etc.
El personal de una organización constituye su recurso más importante y sólo puede ser adquirido mediante los esfuerzos de reclutamiento más efectivos. Por esto se necesita de tiempo considerable para reclutar, seleccionar y desarrollar a los empleados. De la misma manera, cuando van a eliminarse puestos, también debe avisarse al empleado con la debida anticipación para poder, en la medida de lo posible, reasignarlos a otros puestos dentro de la empresa, con el fin de que la misma cuente con una fuerza de trabajo estable y eficiente.
En síntesis, toda empresa requiere de un funcionamiento eficiente, lo cual implica planear todas las actividades de la organización y de los recursos humanos, y es ésta anticipación a los cambios en las necesidades de personal para puestos específicos la actividad que sentará la base a partir de la cual la empresa luego planeará las actividades de reclutamiento, selección, capacitación entre otras.
