Para encontrar y comprender las causas y no quedarse con los síntomas.
¿Qué es?
Es una representación gráfica que relaciona un EFECTO (Problema, Síntoma, Característica de la Calidad o Tema en estudio), con todas las posibles CAUSAS o factores que lo generan.
Fue desarrollado en 1953 por el Profesor Kaoru Ishikawa en Tokio. También es conocido como Diagrama Ishikawa, Árbol de Actividades y Resultados o, comúnmente, Espina de Pescado, por su parecido con el espinazo de un pez.
¿Por qué usarlo?
Es una herramienta muy útil para que un equipo identifique y exhiba gráficamente todas las posibles CAUSAS relacionadas con un EFECTO previamente elegido.
Encontrar la relación causa – efecto puede ser útil cuando se quiere resolver un problema, pero también cuando se quiere entender las relaciones entre actividades y resultados. Es decir, qué actividades producirán determinados resultados. Y viceversa.
Si se utiliza para resolución de problemas permite pensar en todas las causas posibles que pudieran haberlo generado.
¿Qué beneficios tiene?
Construye una foto del conocimiento y consenso grupal alrededor del tema en estudio. Esto crea apoyo y compromiso para las soluciones resultantes.
Permite que el equipo se concentre en el problema en sí, no en buscar culpables, ni en la historia del problema, ni en los distintos intereses personales de los integrantes del equipo.
Busca que el equipo se concentre en causas y no en síntomas.
Subdivide las causas en sus partes principales y muestra como estas interactúan entre sí.
La diferencia con la Lluvia de Ideas (Brainstorming) es que la Espina de Pescado es una técnica de Pensamiento Paralelo. Eso quiere decir que presupone un conocimiento de las variables principales que están relacionadas con el problema. Al momento de pensar en las causas posibles se las relacionará con cada una de las variables intervinientes.
¿Cómo se hace?
1. Elegir un único tema a estudiar.
Buscar todos los datos objetivos de ese síntoma, problema o característica elegida. Para ello se deben utilizar indicadores con estadísticas, hojas de comprobación, observación in situ, etc.
Incluir toda la información relevante. “Qué”, “Dónde”, “Cuándo”, “Quién” y “Cuánto” del problema como vimos en la herramienta Las preguntas mágicas: 5W2H.
Para especificar el problema usar solamente datos, no opiniones.
2. Definir objetivamente el EFECTO, síntoma o problema.
Asegurar que todo el equipo esté de acuerdo con el planteamiento del problema.
3. Seleccionar las categorías más apropiadas. Es decir, las variables que están más relacionadas con el tema en estudio. Esto es fundamental para que se haga bien el ejercicio.
Si bien habitualmente se utilizan las 6M = Materiales, Máquinas, Métodos, Mediciones, Madre Tierra y Personas, es clave que quienes conformen el equipo dominen el tema en estudio para poder decidir si esa categorización es correcta o se debería usar otra.
Por ejemplo:
- 4S: Suppliers (Proveedores), Skills (Habilidades), Sistemas, Surroundings (Entorno)
- 4P: Places (Lugar), Procedimientos, Personas, Políticas
- PQCDSM: Productividad, Calidad, Costos, Delivery (Entregas), Seguridad y Salud, Moral (Satisfacción)
- 5S: Client Satisfaction, Employee (Empleados), Shareholders (Accionistas), Suppliers (Proveedores), Social (Comunidad), Global (Entorno)
- 6V: Viabilidad Técnica, Económica, Ecológica, Política, Seguridad, Continuidad.
4. Construir el Diagrama de Causa y Efecto / Ishikawa siguiendo estos pasos:
a. Colocar la definición del tema a estudiar en un recuadro al lado derecho de la superficie. Donde dice EFECTO. (ver gráfico)
b. Escribir las categorías elegidas. Tener en cuenta que no existe un conjunto único o perfecto, buscar las que más se adecuen al problema en estudio. Es decir, no siempre las 6M reflejan mejor las causas probables. Todo dependerá del tema que se esté analizando.
c. Imaginar todas las causas que ocasionaron el EFECTO.
Para ello basarse en las Hojas de Comprobación con los datos recogidos por integrantes del equipo antes de la reunión, Indicadores, Observaciones in situ, etc.
Mediante un “Brainstorming” o Lluvia de Ideas, se relacionan cada una de las causas potenciales con las variables en juego (6M o las que sean). Seguir las recomendaciones que vimos en el artículo Lluvia de Ideas.
d. Colocar las causas probables identificadas en la categoría apropiada. Algunas causas pueden encajar en más de una categoría. Elegir la más representativa.
e. Desde el punto de vista de la construcción del gráfico, se recomienda utilizar hojas de notas adhesivas Post-it ya que permiten trabajar más rápido.
f. Si el surgimiento de ideas fuera lento, utilizar las categorías como disparadores, por ejemplo: ¿Qué aspecto de los “materiales” está causando…?
g. Para cada una de las causas probables se deberá preguntar por qué sucesivamente hasta llegar a lo que se cree que pueda ser la causa raíz.
h. Dado que el diagrama es una representación visual de todas las causas posibles, se trata de investigar ahora la validez de cada una de ellas buscando información objetiva que las demuestre.
i. Las causas deben seguir abriéndose hasta el nivel en el cual sea posible actuar sobre ellas, de lo contrario su identificación será un ejercicio sin sentido. Esto se hace repitiendo la pregunta por qué las veces que sea necesario.
Plan de Acción
Con las causas verificadas se deberá preparar un listado ordenado según su nivel de impacto en el EFECTO y, si se tratara de un Análisis de Problema, preparar una Plan de Acción con las contramedidas.
Recordar que el Diagrama de Ishikawa se puede usar para otros fines, como por ejemplo entender qué Actividades generan ciertos Resultados con el objetivo de preparar el Árbol de Indicadores. En este caso, terminada la verificación de dichas relaciones, se procede a construir la relación entre los indicadores.
Conclusión
En sí, el diagrama de Espina de Pescado es sólo una representación del proceso de pensamiento grupal. Para que sirva, cada una de esas posibles causas debe ser convalidada con datos objetivos de los Fenómenos Observados (Genjitsu), con los Estándares Predefinidos (Gensoku o normas básicas) y posteriormente refrendada con los Principios y Leyes en juego (Genri).
Hay que recordar que si lo usamos para la resolución de problemas no buscamos causas potenciales (como sí hace la dinámica FMEA – Análisis de Modo de Fallas y sus Efectos) sino actuales, que están ocurriendo o que han ocurrido, y que por eso mismo generan el efecto no deseado que se pretende eliminar.
El Diagrama de Causa – Efecto es una forma muy útil de aplicar técnicas de pensamiento paralelo a la búsqueda de soluciones.
