Para que las empresas puedan alcanzar el objetivo global de reducir continuamente sus costos mejorando al mismo tiempo la calidad de los productos y servicios que brindan se requieren áreas administrativas que den soporte eficaz.
Al contrario que producción, los departamentos administrativos (compras, administración, ingeniería, RRHH, etc.) no añaden valor de manera directa. Se requiere entonces con más razón, que sean ágiles y eficientes.
Desde el punto de vista del TPM existen 3 grupos de responsabilidades principales para las Áreas Administrativas.
- Procesar información, aconsejar y ayudar a las actividades de Producción en su objetivo de mejorar continuamente y reducir los costos.
- Facilitar a la empresa la tarea de responder rápidamente a los cambios lo cual implica mejorar su propia productividad y reducir sus costos. Incluye también ayudar en el desarrollo estratégico de la compañía velando por los objetivos de largo plazo.
- Por último y como consecuencia de los otros dos, las Áreas Administrativas deben ganar la confianza de los clientes y contribuir a la creación de una sólida imagen empresarial.
El funcionamiento de los departamentos administrativos y de apoyo puede optimizarse al menos de dos modos:
Mejorando la eficiencia de los propios departamentos.
- Mejorar la eficiencia significa aumentar el output mientras se disminuye el input. Para aumentar el output hay que eliminar todo lo que reduzca la eficiencia del sistema de producción aumentando la eficacia de las funciones de trabajo.
- Para reducir el input hay que eliminar las pérdidas administrativas asociadas con el trabajo y crear un sistema administrativo eficaz que facilite información fiable, de alta calidad y oportuna en cuanto a plazo.
Desarrollando personas capaces de sostener y mejorar continuamente los sistemas de trabajo.
- Mejorar las personas requiere clarificar las competencias críticas y desarrollar personas hábiles en el manejo de la información.
El TPM en Áreas Administrativas se desarrolla en 5 Fases.
1. Crear Fábricas de Información
Un departamento administrativo es una “fábrica de Información”. Toma datos en bruto y les añade valor procesándolos y organizándolos.
La información que proporcione debe ser: de alta calidad, precisa, de bajo costo, presentada de manera clara y oportuna.
2. Aplicar el concepto de equipamiento a los procedimientos
De la misma manera que en el área de producción se subdividen las tareas para lograr una producción de flujo continuo, este esquema se puede trasladar a los procedimientos administrativos.
3. Crear una visión de las condiciones óptimas
Cada departamento tiene una función esencial que cumplir y logros específicos que conseguir dentro del sistema total. El TPM es una estrategia de disminución de GAP’s (brechas) entre la situación actual y la condición ideal.
4. Desarrollar de las 5 actividades nucleares del TPM:
- Mejoras Enfocadas: eliminar las pérdidas crónicas y perseguir la eficiencia de cada uno de los sistemas departamentales.
- Mantenimiento Autónomo: Busca por un lado reducir los costos y elevar la eficacia del trabajo mejorando la calidad del sistema administrativo. Por el otro, trata de crear entornos sanos donde se elimine el stress físico y psíquico, aliviando tensiones y creando un ambiente agradable.
- Educación y Formación: Además de las competencias propias del puesto es necesario la capacitación continua en el uso de las nuevas tecnologías a fin de disminuir los tiempos de procesamiento de información y mejorar la calidad de las respuestas a los clientes tanto internos como externos. El uso adecuado de la Matriz de habilidades es un instrumento esencial.
- Dotación Flexible de Personal: El uso eficaz de los recursos humanos es vital en las áreas administrativas dado que su costo interno está directamente relacionado al número de personas.
- Medición de Rendimientos: No se mejora lo que no se mide. Conviene mantener un Panel de Indicadores similar a los de la Planta en el que se incluya, además de las 6 estrategias críticas PQCDSM , los siguientes indicadores:
- Tasa de Reducción de Problemas
- Reducción de Plazos
- Reducción de Stocks
- Grado de Cumplimiento de la Misión
- Evolución en la Matriz de Habilidades.
- Evolución en las 5 “S”
- Número de Reuniones en Actividades de Mejoras
5. Esforzarse en lograr resultados medibles:
La clave de la mejora de los departamentos administrativos y de apoyo consiste en verlos como “fábricas de Información” De la misma manera que no dejaríamos librado al azar un proceso productivo, no deberían dejarse librados al azar procesos administrativos críticos ya que para que el área de Producción pueda reducir sistemáticamente su Lead Time, se requiere de un apoyo eficaz de toda la organización.
La toma continua de métricas, asociadas a un tablero de comando gerencial, tienen que traducirse en resultados concretos expresados con números que muestren el paso desde el punto de partida (benchmark) al objetivo definido.
Hasta el próximo news
