Reingeniería es el re-diseño rápido y radical de los procesos estratégicos de valor agregado. Es una tecnología que, aplicada correctamente, estudia todos los procesos organizacionales para ver si contribuyen o no a satisfacer un valor percibido por el cliente.
Los procesos que agregan valor se mejoran, los que no, se eliminan. El objetivo es mejorar drásticamente la productividad y preparar a la organización para competir en entornos turbulentos.
En la práctica muchos clientes nos solicitan Reingenierías aplicadas a determinados sectores de la organización. Es por eso que nos hablan de Reingenierías de Recursos Humanos, Reingenierías de Calidad, o Reingenierías Administrativas. La idea detrás de estos pedidos es siempre la de mejorar la efectividad de algunas de estas áreas y por lo tanto la reingeniería se presenta como una de las herramientas más adecuadas para resolver esas urgencias.
Es necesario clarificar que la Reingeniería de Procesos es aplicable a Nivel Operativo pero no a Nivel Estratégico. Es decir, puede mostrarle a una compañía cómo hacer bien las cosas, pero sólo en una forma muy limitada, qué cosas debe hacer. Dada la velocidad con la que se trabaja en estos procesos se necesita tener como background previo una clara definición estratégica, de lo contrario los resultados pueden no ser los esperados.
Mejorar el rendimiento es una cuestión del Nivel Operativo del negocio, por lo tanto ámbito de la Reingeniería. Escoger el mercado adecuado en el que se debe estar, o los productos adecuados para un mercado determinado son cuestiones del Nivel Estratégico del negocio y por lo tanto fuera del ámbito de la Reingeniería. Nunca se pueden resolver en el nivel de operación los problemas estratégicos. Dicho de manera gráfica: Si el avión va derecho al cerro, de nada sirve que las turbinas funcionen mejor que nunca!
Debido a esta característica fundamental de la Reingeniería es que cada vez que un cliente nos solicita un proceso de este tipo tratamos de indagar cuán definidas están las estrategias básicas de la organización y si vemos que hay poca claridad o no están suficientemente formalizadas y consensuadas entre los actores críticos, es nuestra responsabilidad hacer notar eso para trabajar previamente en un planteo estratégico de la organización. De lo contrario los esfuerzos destinados a la reingeniería no encontrarán en la empresa sustento y aplicabilidad.
Cómo se empieza
Tomando como base una clara definición de lo que la empresa quiere ser y dónde pretende estar focalizada, la Reingeniería comenzará identificando claramente el link entre lo que la empresa hace y lo que el entorno espera que haga.
Algunas pautas de trabajo serán:
- No se mejorará aquello que ni siquiera deba hacerse.
- Se cuestionará fuertemente todo aquello que no evidencie aporte de valor agregado al núcleo del negocio.
- Es el cliente (interno o externo) quien determinará lo que se hace y cómo se hace.
- Existirá una fuerte orientación a lo que debe hacerse y no a quién lo hace o dónde lo hace.
- Se acortarán las distancias entre quien decide y quien ejecuta lo que contribuirá a la efectividad buscada.
- Se promoverá la necesidad de desaprender.
- Se hará énfasis en el abandono de paradigmas inadecuados
Cómo se sigue
Las organizaciones que ejecutan una reingeniería suelen caer en la tentación de finalizar la transformación una vez que concluyen los rediseños de los procesos y se eliminan las actividades que se descubren sin valor agregado para el negocio.
Evidentemente los resultados obtenidos son tan significativos que es una tentación válida y a menudo las empresas caen en ella. El problema es que las empresas son sistemas y como tales existen en ellas interdependencias y demoras entre las causas y los efectos.
Para que los cambios y mejoras logrados con la reingeniería se sostengan en el tiempo se necesita, además de modificar los procesos críticos, que las mejoran se trasladen al ámbito de los sistemas, las políticas y las estructuras organizacionales que los sustentan.
Tal vez sea la falta de claridad con relación a este aspecto esencial una de las razones de por qué ciertas reingenierías no han mantenido a largo plazo los excelentes resultados logrados al inicio.
Es por ello que todo proceso de rediseño organizacional debe trasladarse siempre a un rediseño de las políticas y estructuras que son las que de alguna manera darán continuidad y sustentabilidad a las mejoras logradas.
Qué se logra
La pregunta más frecuente suele ser: ¿qué tipo de mejoras se logran mediante un proceso de Reingeniería? La respuesta depende del grado de profundidad con la que se la encare. Nuestra experiencia nos permite mostrar resultados en las siguientes áreas:
- Aumento de la Rentabilidad
- Aumento de la Satisfacción de Clientes
- Disminución de Costos
- Mejora de la Calidad
- Mejora de la Productividad
- Aumento de Participación de Mercado
- Aumento de Precisión
- Aumento de Rapidez
- Mayor Satisfacción en el Trabajo
Áreas Críticas de Resultados
Al concentrarse en aquellas pocas áreas en las cuales obtener resultados es clave para el éxito de la Misión, la Reingeniería ayuda a focalizar y concentrar los esfuerzos. No cubre todo lo que la organización hace, pero sí ayuda a que la empresa no pierda de vista sus clientes, es decir aquellos que deben ser satisfechos para que la organización logre Resultados.
Finalizada la etapa de análisis y transformación de los procesos y retirados los consultores de la organización, la empresa podrá dar continuidad al proceso mediante la implementación del Master Plan el cual preverá los planes de contingencia y el seguimiento sistemático de los Indicadores Claves del negocio asociados a los Factores Críticos de Éxito del mismo, los cuales se convierten en el “entregable” más valioso del proceso.
